Betreff
Einführung der digitalen Ratsarbeit
Vorlage
2021/B/3536
Art
Beschlussvorlage

1.    Die digitale Gremienarbeit wird ab dem 01.09.2021 bei der Gemeinde Wadersloh eingeführt.

2.    Gremienmitglieder erhalten für die Nutzung ihres Endgerätes, nach Einreichung der Rechnung bei der Verwaltung, einen einmaligen Zuschuss in Höhe von 300 €.

3.    Bei einem erforderlichen Austausch des Endgerätes innerhalb der Wahlperiode besteht kein Anspruch auf einen weiteren Zuschuss.

4.    Gremienmitglieder, die an der digitalen Gremienarbeit (Mandatos) teilnehmen, erhalten die Unterlagen nicht mehr in Papierform. Den Gremienmitgliedern, die nicht an der digitalen Gremienarbeit teilnehmen, werden die Unterlagen weiterhin in Papierform zugesandt.

5.    Alle am Verfahren teilnehmenden Gremienmitglieder erklären schriftlich ihre Teilnahme gegenüber der Verwaltung und die Einhaltung der Datenschutzvorgaben.

6.    Nach zwei Jahren im neuen System wird eine Evaluation durchgeführt.

Die FWG-Fraktion beantragte mit Schreiben vom 10.09.2020 die stufenweise Einführung der papierlosen Ratsarbeit. Der Antrag wurde im Hauptausschuss am 07.12.2020 und im Rat am 16.12.2020 beraten. Im Rat wurde am 16.12.2020 unter TOP 9 dazu folgender Beschluss gefasst:

 

1.    Es findet zuerst eine intensive Schulung in „Mandatos“ statt (Video-Konferenz).

2.    Die Verwaltung soll einen Vorschlag zur Umsetzung und zu einem evtl. Zuschuss vorbereiten.

3.    Sitzungsmitglieder, die an der digitalen Gremienarbeit (Mandatos) teilnehmen, erhalten die Unterlagen nicht mehr in Papierform. Den Sitzungsmitgliedern, die nicht an der digitalen Gremienarbeit teilnehmen, werden die Unterlagen weiterhin in Papierform zugesandt.

4.    Eine endgültige Entscheidung über die Einführung der papierlosen Ratsarbeit wird vor den Sommerferien getroffen, damit mit der digitalen Gremienarbeit nach den Sommerferien begonnen werden kann.

 

 

Die unter Punkt 1 beschlossenen Schulungen in „Mandatos“ fanden am 01.02.2021 und am 03.02.2021 für alle Ratsmitglieder, Sachkundigen Bürger und sonstigen Mitglieder statt. Im Nachgang haben alle Gremienmitglieder, die noch keinen Zugang zu „Mandatos“ besaßen, Zugangsdaten durch die Verwaltung erhalten.

 

Im Hauptausschuss am 22.02.2021 wurde unter TOP 32.1. beschlossen, dass in den Haushalt 2021 im Bereich 01.01.01 (Politische Gremien) 20.000 € und im Bereich 01.09.01 (Dienstleitungen im IT-Bereich) 8.000 € für die Realisierung eingestellt werden.

 

 

Vorschlag zur Umsetzung und zu einem evtl. Zuschuss (Punkt 2 des Ratsbeschlusses):

 

Voraussetzungen seitens der Verwaltung für die Realisierung:

 

Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Umsetzung der digitalen Gremienarbeit über die App „Mandatos“ für alle Ratsmitglieder, Sachkundigen Bürger und sonstigen Mitglieder bei der Gemeinde Wadersloh sind gegeben.

 

Unter der Voraussetzung, dass Sitzungsmitglieder die App auf einem mobilen Endgerät (Tablet oder Notebook) verwenden und über einen Zugang zu „Mandatos“ verfügen, können sie über die App Einladungen, Niederschriften, Berichte und sonstige Sitzungsunterlagen digital abrufen, einsehen und bearbeiten. Alle Daten werden aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen auf den mobilen Geräten passwortgeschützt und verschlüsselt vorgehalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Unbefugte (z.B. im Falle eines Diebstahls des mobilen Gerätes) keinen Zugriff auf die Daten erhalten.

 

Ergänzend zu „Mandatos“ besteht zudem für alle Ratsmitglieder und Sachkundigen Bürger die Möglichkeit, die identischen Daten über das Ratsinformationssystem (kurz = RI) einzusehen. Der Zugang zum RI erfolgt passwortgeschützt über die Homepage der Gemeinde Wadersloh. Das RI dient allerdings ausschließlich als Auskunftssystem. Eine Bearbeitung der eingestellten Dokumente (z.B. Einladungen, Niederschriften) ist nicht möglich.

 

Voraussetzungen auf Seiten der Nutzer für die Realisierung:

 

Jedes am Verfahren teilnehmende Gremienmitglied muss im Besitz eines mobilen Gerätes sein, auf das die Informationen aus dem RI und „Mandatos“ automatisiert übertragen und in den Ausschusssitzungen vorgehalten und bearbeitet werden können. Um die Sitzungsinformationen über „Mandatos“ zu synchronisieren, ist zwingend ein WLAN- oder Mobilfunknetz im persönlichen Umfeld des Gremienmitgliedes Voraussetzung, da die mobilen Geräte in der Regel ausschließlich über WLAN oder Mobilfunk mit dem Internet verbunden werden können. In den Sitzungsräumen des Rathauses steht das notwenige WLAN-Netz zur Verfügung.

 

Einsatz bereits vorhandener mobiler Endgeräte:

 

Eine einheitliche Hardware-Ausstattung aller am Verfahren teilnehmenden Gremienmitglieder wäre seitens der Verwaltung wünschenswert und mittelfristig anzustreben. Seitens der Verwaltung und des Softwareherstellers SOMACOS wird der Einsatz von Tablets des Herstellers Apple (iPads) empfohlen. Da eine Vielzahl der Gremienmitglieder aber bereits im Besitz eines digitalen Endgerätes ist, können diese Geräte für die Teilnahme am Verfahren genutzt werden, wenn sie die entsprechenden technischen Voraussetzungen erfüllen. Serverseitig werden Geräte mit den Betriebssystemen Apple iOS (mindestens Version 13.2), Android (mindestens Version 10) und Microsoft Windows (ab Version 10) unterstützt.

 

Finanzieller Zuschuss vorhandener bzw. neuer mobiler Endgeräte:

 

Für Gremienmitglieder die bereits über ein persönliches Endgerät verfügen, welches die technischen Voraussetzungen erfüllt, schlägt die Verwaltung vor, in jeder Wahlperiode einen einmaligen Zuschuss in Höhe von 300 € zu zahlen.

 

Für Gremienmitglieder die sich für Teilnahme am Verfahren ein neues Endgerät anschaffen, weil sie bisher über kein eigenes mobiles Endgerät verfügen oder deren vorhandenes Endgerät die technischen Voraussetzungen nicht erfüllt, schlägt die Verwaltung ebenfalls vor, in jeder Wahlperiode einen einmaligen Zuschuss in Höhe von 300 € zu zahlen. Eine zentrale Beschaffung durch die Verwaltung soll auf Wunsch einer politischen Mehrheit nicht erfolgen.

 

Bei einem erforderlichen Austausch des Endgerätes, z.B. bei Defekt, Diebstahl oder weil es im Laufe der Wahlperiode die technischen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt, sollte innerhalb der Wahlperiode kein Anspruch auf einen weiteren Zuschuss bestehen.

 

Der Zuschuss für bereits vorhandene persönliche Endgeräte, die die technischen Voraussetzungen erfüllen, soll nach Einreichung der Endgeräte-Rechnung bei der Verwaltung an die Gremienmitglieder ausgezahlt werden. Die Einreichung der Rechnung und die Auszahlung des Zuschusses sollen bis zum 31.10.2021 abgeschlossen sein.

 

Der Zuschuss für neue Endgeräte, die während der Wahlperiode angeschafft werden, soll nach Einreichung der Endgeräte-Rechnung bei der Verwaltung an die Gremienmitglieder ausgezahlt werden.

 

Sonstige Regelungen:

 

Alle am Verfahren teilnehmenden Gremienmitglieder müssen ihre Teilnahme gegenüber der Verwaltung schriftlich erklären. Damit erklären sie sich einverstanden, dass die digitale Gremienarbeit die bisher in Papierform übersandten Unterlagen ersetzt und die Sitzungsunterlagen ausschließlich auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt werden. Für einen reibungslosen Schriftverkehr benötigt die Verwaltung eine E-Mail-Adresse, die regelmäßig und zuverlässig abgerufen wird.

 

Ebenso müssen die am Verfahren teilnehmenden Gremienmitglieder die Einhaltung der Datenschutzvorgaben gegenüber der Verwaltung schriftlich erklären. Dazu gehört insbesondere, die digitalen Endgeräte mit einem Entsperrcode vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die erhaltenen Zugangskennungen nicht an Dritte weiterzugeben.

 

Die Verwaltung begrüßt die Einführung der digitalen Ratsarbeit. Um Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen zu schonen, wäre die Teilnahme aller Gremienmitglieder sehr wünschenswert.

 

Die Verwaltung bleibt bei ihrer Auffassung, dass eine einheitliche Ausstattung der Gremienmitglieder mit Tablets der Firma Apple (iPads) sinnvoll ist, da die Softwarefirma SOMACOS mit den Geräten die besten Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der „Mandatos-App“ gemacht hat.

 

Die Verwaltung bleibt weiterhin bei ihrer Auffassung, dass es u.a. aus Gründen der Betriebssicherheit besser wäre, die Beschaffung von baugleichen Geräten zentral durch die Verwaltung durchzuführen.