BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:2005/B/0313  
Art:Beschlussvorlage  
Datum:13.06.2005  
Betreff:Nutzung der Fraktionsräume
DokumenttypBezeichnungAktionen
Dokument anzeigen: Beschlussvorlage Dateigrösse: 65 KB Beschlussvorlage 65 KB

Den vier Fraktionen im Rat der Gemeinde Wadersloh werden ab dem 01.09.2005 die Räume 9 und 10 im Rathaus Wadersloh zur Verfügung gestellt. Die Zuordnung dieser Räume zu jeweils zwei Fraktionen wird nach vorheriger interfraktioneller Abstimmung vorgenommen. Die IT-Ausstattung der Räume wird entsprechend dem Verwaltungskonzept, das mit Vertretern der Fraktionen besprochen wird, vorgenommen.


Wie bereits in der Sitzung der Lenkungsgruppe Verwaltungsmodernisierung berichtet und beraten (siehe u. a. P. 8 LGVM 1 vom 10.03.2005), werden besonders unter dem Eindruck der Veränderungen durch Hartz IV, durch die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) sowie der immer knapper werdenden finanziellen Spielräume bereits seit Ende des vergangenen Jahres vermehrt Überlegungen zu den zukünftigen Strukturen angestellt. In einem ersten Schritt wurden zum 01.04.2005 verschiedene Änderungen umgesetzt.

 

In einem nächsten Schritt sollen und müssen nun die nächsten Maßnahmen zeitnah verwirklicht werden. Dabei ist insbesondere der zusätzliche Raumbedarf im Rathaus-Erdgeschoss zu berücksichtigen. Dieser ist auf folgende Zusammenhänge zurückzuführen:

- wie bereits mehrfach berichtet, ist die Fallzahl bei der sog. Hartz IV-Aufgabe deutlich höher, als bisher angenommen

- um mehr Bürgerservice anzubieten und gleichzeitig der notwendigen NKF-Produktzuordnung gerecht zu werden, sind weitere Aufgaben-Bereiche ins Erdgeschoss zu verlegen

- das Kreisjugendamt hat in Aussicht gestellt, die Beratung in Wadersloh zukünftig an einem ganzen Tag pro Woche anzubieten (bisher ein Nachmittag pro Woche), wenn dafür ein Raum zur Verfügung gestellt wird

 

Um die zuvor beschriebenen, notwendigen sowie sinnvollen Änderungen durchführen zu können, schlägt die Verwaltung vor, einen der derzeit drei zur Verfügung gestellten Fraktionsräume in die Gesamtmaßnahme einzubeziehen und die verbleibenden zwei Fraktionsräume in geänderter Organisationsform und Ausstattung zu nutzen.

 

In diese Überlegungen sollten auch das neue Ratsinformationssystem (siehe P. 9 LGVM 1 vom 10.03.2005) sowie weitere, bereits seit Jahren beratene Möglichkeiten zur IT-Unterstützung der Fraktionsarbeit einbezogen werden. Auf dieser Grundlage hat die Verwaltung ein IT-Konzept erarbeitet, dass den Fraktionen folgende Vorteile bringt und trotzdem keine erheblichen Mehrkosten erzeugt:

- Grds. Nutzung von IT-Technik (PC, Drucker, Scanner) direkt im Fraktionsraum

- Zugang zu verschiedenen Systemen: Aktuelles Ratsinformationssystem, Archiv elektronisch vorhandener Niederschriften (derzeit bis Anfang 1990 vorhanden), Geoinformationssystem, Aktuelles Ortsrecht

- Weitere Möglichkeiten: Speicherung von Daten auf Server mit Viren-, Ausfall- und Datensicherung, Anlegung und Nutzung von gesicherten Mail- sowie Internetzugängen

 

Bei Einbeziehung aller Faktoren schlägt die Verwaltung deshalb vor, die verbleibenden zwei Fraktionsräume entsprechend dem dargestellten IT-Konzept auszustatten. Für die sichere und praxisgerechte Nutzung wird es notwendig und wünschenswert sein, seitens der Verwaltung Unterstützung und ggf. Schulungen anzubieten.

Hinsichtlich der Raumorganisation schlägt die Verwaltung vor, die zwei Räume jeweils zwei vorher zu benennenden Fraktionen zuzuordnen und in den Räumen Schrankbereiche mit unterschiedlichen Schließungen vorzusehen (Anmerk.: aufgrund der IT-Nutzung wird deutlich weniger Aktenfläche benötigt).

Denkbar wäre, analog zur Fraktionsnutzung sonstiger Räume im Rathaus (z.B. Ausschusszimmer), für die Nutzung einen Jahresplan aufzustellen sowie eine Anmeldung für zusätzliche Termine zu organisieren. Insofern die Fraktionen diese Abstimmungen untereinander vornehmen, könnte von diesem zusätzlichen Aufwand abgesehen werden.

Um zu verdeutlichen, dass auch bei möglichen Überschneidungen von Raumwünschen in diesem Gesamtkonzept kein Engpass auftreten sollte, wird darauf hingewiesen, dass in diesen Fällen wie bisher weitere Besprechungsräume nach einer kurzen Anmeldung zur Verfügung gestellt werden können.

 

Die oben erwähnten Überlegungen zu den zukünftigen Strukturen sowie deren Umsetzung innerhalb des Rathauses werden in den nächsten Monaten sukzessive vorangetrieben. Aus diesem Grund kann erst nach Abschluss des Veränderungsprozesses entschieden werden, in welchem räumlichen Bereich den Fraktionen demnächst weitere/andere Räume zur ausschließlichen Nutzung zur Verfügung stehen. Es ist jedoch das erklärte Ziel der Verwaltung, dies im Rahmen der räumlichen Vorgaben (Alarmeinrichtungen, Datenschutz etc.) vorzusehen und in Abstimmung mit den Fraktionen umzusetzen. In diese Überlegungen sollten dann auch die Erfahrungen aus der gemeinsamen Nutzung von Räumlichkeiten einfließen.